INGENIERIA DEL SOFTWARE II UNIDAD UNO Y DOS

ESTADO ACTUAL DE LA ENTIDAD.

En actualidad la bodega realiza distribución de productos para el cuidado personal y homeopático que llegan a su centro de distribución.

La distribución se realiza  de dos maneras diferentes

1.    Domicilio.

2.    Venta al público.

En el primer caso la persona realiza sus pedidos de forma telefónica y se lleva el producto puerta a puerta dentro de Bogotá (por  zonas).

Luego de tomar el pedido  del cliente, se debe generar una factura para especificar los datos como nombre, dirección, teléfono, además de la  cantidad de cada producto, precio de producto por unidad y total de cada producto, y de esta manera totalizar la factura para liquidar.

En el segundo caso se presenta de la siguiente manera. Un cliente desea adquirir un producto determinado para un caso en particular, llega a la tienda y realiza un pedido personalmente. 

Se debe generar una factura del mismo modo con el proceso descrito anteriormente para entregar los productos, luego  la factura se imprime y se realiza la entrega de los productos para cerrarla finalmente.

La información es capturada por medio de un formato en Excel y es almacenada para recopilación de información y estudio de ventas con estadísticas de los productos vendidos, clientes, proveedores, facturas cerradas, facturas  abiertas y movimientos de cartera.

En la bodega se almacena todos los productos que se desean distribuir o que se reciben para mantener un stock mínimo del producto y así cumplir con la demanda del cliente final.

Los productos que se distribuirán se ingresan a bodega con facturas de compra que poseen nombre del proveedor, Nit, dirección, teléfono y detalle de la factura.

Todas estas acciones de actualización del inventario  se realiza de forma manual  por parte del encargado quien debe reportar también la cantidad de productos que están en por debajo del stock dentro del inventario con lo cual se debe generar un pedido de compra para productos a un proveedor especifico.

Se debe actualizar la cartera en forma manual para encontrar las personas o clientes que se encuentran en mora.

La información  se presenta en forma redundante y repetitiva. Lo que genera problemas a nivel de rendimiento en búsquedas y pérdida en tamaño de almacenamiento.

Las personas que consultan la información son de diferentes áreas del centro de distribución las cuales no poseen  restricciones para modificar los datos almacenados en el archivo.

A continuación la figura 1 muestra de forma general la manera en que realizan los procesos a nivel interno desde el pedido de un cliente  el cual realiza el pedido a un empleado, el empleado realiza la consulta de cantidad de los  productos requeridos por el cliente, si encuentra la cantidad requerida realizara la factura y entregara los productos de forma física y luego  la factura es registrada con la cantidad de productos, descripción de cada producto, el valor unidad, valor total de impuestos y descuentos, para el cálculo del  valor total de la factura.

Si dentro de los productos no se encuentra la cantidad requerida por el cliente se debe realizar el pedido al proveedor, el proveedor traerá la cantidad pedida y una factura de compra  para registrar en el sistema lo que actualiza la cantidad de productos en bodega para ser distribuidos. 

Figura 1. Diagrama de procesos

Figura 2. Diagrama de contexto sistema general.

La figura anterior describe el proceso general de la bodega desde el punto de vista de un sistema de información con una base de datos que brindara la solución. 

REQUISITOS

En la bodega del instituto nacional de osteoporosis (Bogotá norte) encargada de los procesos de almacenamiento y distribución de productos homeopáticos y de cuidado de personal. Necesita optimizar el proceso de actualización de inventario en bodega, administración automática del stock de productos, diligenciamiento del formato de las facturas de ingreso de productos (compras) así como también las facturas de salida (ventas), historial de ventas de productos, historial en cartera, crear los formatos digitales que permita  mostrar la información de ventas, facturas de salida (ventas), información del cliente, proveedores y productos.  

1. ESPECIFICACIÓN REVISADA.

·         Se generara una base de datos que permitirá relacionar los servicios de  bodega con las áreas de servicio de distribución  del instituto, inventario y disponibilidad de productos, según procedimientos, recursos humanos y físicos.

·         La solución informática no contendrá información relacionada con contabilidad, nomina, ni políticas de servicio por autorizaciones de Entidades Promotoras de Salud, es decir, que los procesos administrativos y financieros de la entidad no serán intervenidos.

·         La estructura física y de hardware necesaria para el correcto funcionamiento de la solución, será contemplada como requerimientos técnicos y se presentará una propuesta de los equipos que permitirían a  la plataforma ser funcional en un 100% pero no se realizará su implementación ni se participará de ella.

·         Se generará un documento único por cliente, proveedor, producto, factura venta y factura compra el cual contendrá de manera digital toda la información descriptiva requerida para su óptima distribución y recolección de información.

·         Los servicios farmacéuticos, no serán contemplados dentro de los procesos de reestructuración, pero se tendrá en cuenta la información actual  para hacer consultas de medicamentos.

·         Se generan reportes de información básica de cartera como facturas cerradas y clientes en mora.

Figura 3. Cronograma de actividades basado en fases de desarrollo del ciclo de vida clásico de un sistema de información.

Figura 5 Diagrama mental tablas principales

Este tipo de representación permite ver de forma general las entidades o tablas principales que se identifican y intervienen de manera directa dentro del proceso. 

Figura 6 Diagrama de Entidad Relación.

Mediante este tipo de diagrama podemos ver de manera más integral la forma en la cual las tablas están relacionadas mediante campos claves para realizar procesos que le permitirán  a los usuarios administrar la información de la bodega de manera óptima para su funcionamiento.

Figura 6 Diagrama de componentes hardware vs software.

Figura 6 Diagrama de componentes petición al sistema.

Figura 6 Diagrama de componentes recepción del sistema.

Figura diagrama de despliegue

MANUAL DEL USUARIO

En el proceso de ingreso de productos a la bodega se optimizaran los formatos actuales de recepción, lo cual permitirá cargar una base de datos que contendrá la información de registro del  cliente, producto, proveedor, factura de venta y factura de compra además de actualizar el valor en cartera, con el fin de no duplicar información y realizar desde el principio una selección de acciones de acuerdo con el estado del cliente, producto y proveedor.

Dependiendo del estado del producto en stock se debe generar la debida factura de compra o venta dado el caso específico, se enrutará el producto para ser distribuido o almacenado, teniendo de primera mano la información actualizada de capacidad, y asignación de inventario si lo requiere para agilizar los procesos de demanda, y administrativos necesarios para el buen funcionamiento de la bodega.

Mediante la observación  y aplicando  procesos de entrevista para la recopilación de datos se encontraron casos particulares de funcionalidad para el software puesto que las personas que se encuentran involucradas en el proceso de despacho de productos realizan diferentes tareas para sistematizar.

Con ayuda  de la  ingeniería de software y aplicando la metodología de UML se logra identificar los casos de uso específicos de cada actor o personas que hará  uso de la herramienta computacional para la  debida administración de la bodega.

Los actores encontrados a quienes estará orientado el desarrollo del  sistema  informático para optimización de sus tareas se encuentran:

ADMINISTRADOR: encargado de la creación de usuarios, consultar registros de empleados, delegación de permisos para manipulación del sistema. 

FACTURACION: es el encargado de consultar la información de productos en bodega, realizar los pedidos venta, Recibir pedidos compra y generar    facturación de para despachar mercancía.

COORDINADOR DE BODEGA: es la persona e quien descarga unidades facturadas y despachadas en el sistema, verifica la cantidad del producto y por ultimo despacha al cliente final.

Nombre:	Casos de uso sistema global
Fecha:	24/08/2003
Descripción  Permite facturar y despachar un pedido específico mediante el uso del sistema de inventarios.
Actores: Facturación, Coordinador de Bodega, Administrador
Precondiciones: El usuario debe haberse registrado  en el sistema por un administrador.
Flujo Normal: ADMINISTRADOR :  Creación  de  usuarios nuevos FACTURACION: Recibe un pedido compra Digita ingresa pedido venta Realiza facturación venta. COORDINADOR DE BODEGA: Descarga unidades facturadas venta y despachadas en el sistema Verifica cantidad del producto. Despacha
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de usuario y contraseña.
Pos condiciones: se guardaran los cambios realizados.

Nombre:	Logear
Fecha:	24/08/2003
Descripción: Permite el ingreso del usuario al sistemas.
Actores: Facturación, Coordinador de Bodega, Administrador
Precondiciones: El usuario debe haberse registrado  en el sistema por un administrador.
Flujo Normal: Ingresar usuario en caja de texto. Ingresar contraseña en la caja de texto. Pulsar botón de ingresar El sistema lo lleva al panel principal.
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de usuario y contraseña.
Pos condiciones: ingreso a panel principal

Nombre:	Registro productos
Fecha:	24/08/2003
Descripción: Permite el ingreso de nuevos productos al inventario para ser distribuidos.
Actores:   Facturación, Coordinador de Bodega
Precondiciones: El usuario debe haber sido validado  en el sistema.
Flujo Normal: 1.   Pulsar el link productos.  2.   Pulsar el vínculo de nuevo producto. 3.   Ingresar datos requeridos en el formulario de ingreso. 4.   Pulsar botón de registrar. 5.   El sistema le envía un mensaje de operación realizada.
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos o falta campos requeridos por el sistema, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de datos que describen el producto.
Pos condiciones: se guardaran los registros.

Nombre:	Registro proveedores
Fecha:	24/08/2003
Descripción: Permite el ingreso de nuevos proveedores  al sistema para ser realizar nuevos pedidos.
Actores:  Facturación
Precondiciones: El usuario empleado  debe haber sido validado  en el sistema.
Flujo Normal: 1.   Pulsar el link proveedores.  2.   Pulsar el vínculo de nuevo proveedor. 3.   Ingresar datos requeridos en el formulario de ingreso. 4.   Pulsar botón de registrar. 5.   El sistema le envía un mensaje de operación realizada.
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos o falta campos requeridos por el sistema, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de datos que describen el proveedor.
Pos condiciones: se guardaran los registros.

Nombre:	Registro clientes.
Fecha:	24/08/2003
Descripción: Permite el ingreso de nuevos clientes al sistema para ser consultados sus movimientos con la bodega.
Actores:    Facturación
Precondiciones: el usuario empleado debe haber sido validado  en el sistema.
Flujo Normal: 1.   Pulsar el link clientes.  2.   Pulsar el vínculo de nuevo cliente. 3.   Ingresar datos requeridos en el formulario de ingreso. 4.   Pulsar botón de registrar. 5.   El sistema le envía un mensaje de operación realizada.
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos o falta campos requeridos por el sistema, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de datos que describen al cliente.
Pos condiciones: se guardaran los registros.

Nombre:	Registro factura venta.
Fecha:	24/08/2003
Descripción: Permite el ingreso de nuevas facturas de ventas al sistema para consolidar lo valores en ventas.
Actores:    Facturación
Precondiciones: 1.   usuario  debe haber sido validado  en el sistema. 2.   Debe estar haber sido registrado el cliente.
Flujo Normal: 1.   Pulsar el link facturas venta.  2.   Pulsar el vínculo de nueva factura. 3.   Ingresar datos requeridos en el formulario de ingreso. 4.   Pulsar botón de registrar. 5.   El sistema le envía un mensaje de operación realizada.
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos o falta campos requeridos por el sistema, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de datos que describen al cliente.
Pos condiciones: se guardaran los registros.

Nombre:	Registro factura compra.
Fecha:	24/08/2003
Descripción: Permite el ingreso de nuevas facturas al sistema para consolidar lo valores en pedido.
Actores:    Facturación
Precondiciones: 1.   usuario  debe haber sido validado  en el sistema. 2.   Debe estar haber sido registrado el proveedor.
Flujo Normal: 1.     Pulsar el link facturas venta.  2.     Pulsar el vínculo de nueva factura. 3.     Ingresar datos requeridos en el formulario de ingreso. 4.     Pulsar botón de registrar. 5.     El sistema le envía un mensaje de operación realizada.
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos o falta campos requeridos por el sistema, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de datos que describen al cliente.
Pos condiciones: se guardaran los registros.

Nombre:	Ver inventario
Fecha:	24/08/2003
Descripción: Permite consultar las existencias de los productos en bodega.
Actores:    Facturación
Precondiciones: el usuario  debe haber sido validado  en el sistema.
Flujo Normal: 1.   Pulsar en ver inventario.  2.   El sistema responde con una tabla de registro productos con campos : ·          cantidad producto ·          stock mínimo  ·          punto de pedido.
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos o falta campos requeridos por el sistema, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de datos que describen al cliente.
Pos condiciones: Se guardaran los registros.

Nombre:	Ver facturas venta
Fecha:	24/08/2003
Descripción: Permite consultar las facturas realizadas.
Actores:    Facturación
Precondiciones: el usuario  debe haber sido validado  en el sistema.
Flujo Normal: 1. Pulsar en ver facturas venta.  2. El sistema responde con una tabla de registro productos con campos : ·       Cliente, fecha, numero factura, nit. ·       Detalle de factura : §    Productos, cantidad, valor unidad, descuentos, impuestos, valor total.
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos o falta campos requeridos por el sistema, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de datos que describen al cliente.
Pos condiciones: Se guardaran los registros.

Nombre:	Ver facturas compra
Fecha:	24/08/2003
Descripción: Permite consultar las facturas con descripción de las compras.
Actores:    Facturación
Precondiciones: el usuario  debe haber sido validado  en el sistema.
Flujo Normal: 1. Pulsar en ver facturas compra.  2. El sistema responde con una tabla de registro productos con campos : ·          proveedor, fecha, numero factura, nit. ·          Detalle de factura : §  Productos, cantidad, valor unidad, descuentos, impuestos, valor total.
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos o falta campos requeridos por el sistema, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de datos que describen al cliente.
Pos condiciones: Se guardaran los registros.

Nombre:	Ver clientes
Fecha:	24/08/2003
Descripción: Permite consultar los clientes registrados en el sistema.
Actores:    Facturación, Administrador.
Precondiciones: el usuario  debe haber sido validado  en el sistema.
Flujo Normal: 3. Pulsar en ver clientes.  4. El sistema responde con un registro de clientes con campos con información personal. ·         Nombre. ·         Apellido. ·         Dirección. ·         teléfono.
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos o falta campos requeridos por el sistema, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de datos que describen al cliente.
Pos condiciones: Se guardaran los registros.

Nombre:	Ver empleados
Fecha:	24/08/2003
Descripción: Permite consultar los empleados registrados en el sistema.
Actores:   Administrador.
Precondiciones: el usuario  debe haber sido validado  en el sistema.
Flujo Normal: 5. Pulsar en ver empleados.  6. El sistema responde con un registro de los empleados con campos de  información acerca del personal. ·         Nombre. ·         Apellido. ·         Dirección. ·         teléfono. ·         Fecha de ingreso.
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos o falta campos requeridos por el sistema, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de datos que describen al cliente.
Pos condiciones: Se guardaran los registros.

Nombre:	Ver proveedores
Fecha:	24/08/2003
Descripción: Permite consultar los proveedores registrados en el sistema.
Actores:   Administrador,  facturación.
Precondiciones: el usuario  debe haber sido validado  en el sistema.
Flujo Normal: 7. Pulsar en ver proveedores.  8. El sistema responde con un registro de los proveedores con campos de  información acerca del personal. ·         Nombre. ·         Apellido. ·         Dirección. ·         teléfono. ·         Nit.
Flujo Alternativo: El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son correctos o falta campos requeridos por el sistema, se avisa con un mensaje al usuario ubicándolo en el formulario de ingreso de nuevo para inserción de datos que describen al cliente.
Pos condiciones: Se guardaran los registros.