UNIDAD CUATRO DE GESTION ESTRATEGICA

INTRODUCCION

Internet está generando un momento de cambio en la economía , donde la información y la Tecnología de Información (TI) ya no son sólo recursos corporativos claves en el mercado competitivo actual, sino que conforman el entorno del negocio. Estos dos elementos sostienen la operación y estabilidad de una organización  permitiendo  consolidar la posición competitiva de una empresa en el mercado.

La Planeación Estratégica de Tecnología de Información (PETI) se ocupa de esa tarea. Es un proceso que permite garantizar un desarrollo eficiente, viable y sistemático; alinear las acciones y hacerlas consistentes unas con otras; planear la asignación de recursos; sentar las bases para controlar los proyectos, y equilibrar costos y beneficios. Principalmente se hace cargo del establecimiento de una concordancia entre las estrategias de negocios y las estrategias de TI, creando una ventaja estratégica y otra competitiva.

Para  ALMAVIVA S.A  la decisión que mayor impacto en la eficacia de sus operaciones de logística puede traer, sea la elección de soluciones de tecnología de software y hardware. El mercado del software para cadena de suministro está caracterizado por tener muchos vendedores pequeños con soluciones especializadas en áreas funcionales y sectores industriales específicos. El riesgo de elegir una solución incorrecta es alto y los estudios muestran que más de la mitad de estos sistemas están desenchufados antes de siquiera ponerse en marcha completamente. Con el correr de los años y gracias a la amplia experiencia en selección e implantación de soluciones tecnológicas para cadena de suministro.

ALMAVIVA S.A ha desarrollado una completa evaluación de las fortalezas y debilidades de los proveedores actuales de dicha tecnología. Igualmente, ALMAVIVA S.A conoce cuáles soluciones satisfacen más a cierto sector industrial específico y cuáles soluciones son aplicables a las necesidades de contextos de alto nivel transaccional.

OBJETIVOS

Objetivo General

·         Identificar los diferentes tipos de tecnologías que se aplican con mayor incidencia en ALMAVIVA S.A.

Objetivo específicos

·        Explicar la importancia de la seguridad informática para la ALMAVIVA S.A.

·        Conocer la importancia de las  topologías de las redes para ALMAVIVA S.A.

MARCO TEORICO

Soluciones Logísticas Integrales

Almaviva S.A. en su compromiso de ofrecer soluciones logísticas basadas en la efectividad del servicio y en la satisfacción del cliente realiza el siguiente proceso:

Levantamiento de la información clave en conjunto con el cliente. En esta etapa se involucran las áreas comerciales y de Investigación y Desarrollo Logístico (IDL) las cuales utilizan metodologías especialmente diseñados para recopilar la información puntual requerida para cada tipo de servicio solicitado por el cliente.

Diseño del alcance del servicio. Esta labor es realizada por nuestra área de IDL la cual evalúa diferentes alternativas para ofrecer una solución logística garantizando la satisfacción total del cliente.

Entrega de las Soluciones logísticas al área operativa. En esta etapa el área operativa recibe la información necesaria para el desarrollo del servicio incluyendo los detalles de la operación, la definición de los indicadores de la operación y la definición de los reportes requeridos, esto con el objeto de disminuir el tiempo en la curva de aprendizaje y garantizar los mejores resultados en el menor tiempo posible.

Normalización y control de soluciones logísticas. Las soluciones logísticas se normalizan mediante la elaboración de un plan de servicios y periódicamente se efectúan reuniones para analizar el servicio con el cliente en el que se evalúan los indicadores de gestión relacionados con su operación logística.

SISTEMAS DE INFORMACION 

Nuestros servicios se basan en la utilización de tecnología de punta en cada eslabón de la cadena de abastecimiento, la cual permite una mejor y más pronta toma de decisiones. Entre nuestros principales sistemas de información se encuentran:

• Sistema de información de tráfico (SIT) que permite realizar el seguimiento y control
de proveedores en la gestión del transporte internacional.

• Custom Management System (CMS) para la administración de la gestión de comercio exterior el cual cuenta con controles y correos automáticos que permiten administrar y controlar de manera más ágil y segura la operación.

• Warehousing Management System (WMS) para la administración de centros de distribución de última generación el cual nos permite administrar multiclientes, multibodegas y multiproductos mediante información confiable

• Georeferenciadores para realizar el seguimiento a la carga en operaciones de transporte terrestre intermunicipal y distribución urbana con el uso de software especial de apoyo en la seguridad de la carga.

• Transport Management System (TMS) para la administración del transporte, el análisis de redes, control de la red de distribución y soporte a las diferentes rutas.

• Integración de los Sistemas de Información (ISI) que consolida toda la información generada por la operación lo que permite una consulta y análisis más sencillo y efectivo conformando así una visión general de la operación facilitando la toma de decisiones.

Sistema de Q

Almaviva S.A. ha establecido como medio de gestión administrativa y operativa un “sistema de gestión de calidad” conforme con los requisitos de la norma internacional ISO 9001 versión 2008. La implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de calidad le asegura a Almaviva el control y la mejora sobre cada uno de sus procesos administrativos y operativos conforme a los enunciados de la norma, brindándole un nivel de competencia de talla mundial.

A través del sistema de calidad basado en ISO 9001:2008, Almaviva S.A asegura el cumplimiento de los requisitos establecidos para la prestación de sus servicios de intermediación aduanera, almacenamiento y distribución física de bienes, ofreciendo a sus clientes la confianza necesaria en los servicios prestados.

Al sistema de gestión de calidad de Almaviva S.A. se han integrado requisitos exigidos por otros modelos tanto internacionales como de clientes particulares. Dichos modelos son: Buenas Prácticas de Manufactura (solicitado por el Invima y el ICA), los requisitos de las normas BASC las normas QOS (Quality Operating System) y MS-9000 (Material Suplier) de Ford Motor Company. Esta integración de requisitos le otorga mayor cubrimiento y funcionalidad del sistema de gestión de Calidad de Almaviva S.A.

Sistema de Control Interno SCI

Almaviva, en cumplimiento de su política de seguridad y de administración integral del riesgo, cuenta con un Sistema de Control Interno SCI, con un enfoque de tipo preventivo que le permite, mediante la aplicación de metodologías de reconocido valor técnico, identificar los riesgos y los factores generadores de los mismos.

El SCI se fundamenta en tres principios básicos: autocontrol, autorregulación y autogestión que constituyen los requisitos y condiciones imprescindibles que le permiten a la entidad contar con un adecuado ambiente de control para el desarrollo de su objeto social y alcanzar sus objetivos, en condiciones de  seguridad transparencia y eficiencia.

Para preservar la eficacia, eficiencia y efectividad de su gestión y la capacidad operativa, así como salvaguardar los recursos que administra, mediante los sistemas SARO, para los riesgos operativos y SARLAFT, para los riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, administra sus riesgos para minimizar los costos y daños causados por éstos, con base en el análisis del contexto estratégico. A través de estos sistemas ha definido los métodos para el tratamiento y monitoreo de sus riesgos, con el propósito de prevenir o evitar la materialización de eventos que puedan afectar el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos empresariales, o, en caso de que ello no resulte razonablemente posible, de mitigar su impacto, incluidos los riesgos asociados: legal, reputacional, operacional y de contagio.

El ambiente de control está dado por los elementos de la cultura organizacional que Almaviva fomenta en todos los integrantes, para lo cual se establecen principios, valores y conductas orientadas hacia el control. Este es el fundamento de todos los demás elementos del SCI, dado que la eficacia del mismo depende del grado de compromiso, entendimiento y competencia del personal en general, que asume un sentido de integridad y concientización sobre el control.

TLA

Luego de encontrar en la firma TLA el respaldo y consultoría buscados, se decidió por adquirir el software Tecsys WMS, como plataforma WMS para controlar los procesos de almacenamiento en sus bodegas, hoy la compañía tiene en este robusto aplicativo la herramienta capaz de generarle valor y proyectar la operación a otros escenarios, basado en la completa disponibilidad de información vital para tomar decisiones oportunas.

Almaviva, además de estar consolidada y ser reconocida como Almacén General de Depósito, es en realidad un verdadero operador logístico, que ofrece múltiples ventajas adicionales y valores competitivos a sus clientes, aspectos que le permiten incluso otorgar préstamos en determinados casos acordes con la ley colombiana, así como expedir bonos y certificados sobre mercancía.

Su portafolio de clientes está conformado por grandes industrias, compañías comerciales, de la talla de automotores Ford, General Motor, Hyundai, Colwagen y Autogermana, así como grandes detallistas como Piagio, Almacenes La 14 y el Éxito. En la línea de electrodomésticos cuenta con clientes como LG y Sony, entre algunos de los más representativos en lo que respecta a sus servicios de Almacenaje.

La firma tiene además un portafolio amplio de clientes en el segmento de Depósitos Públicos de Aduana, lo cual le obliga a recibir cualquier mercancía que llegue destinada o consignada a dicho depósito.

Queríamos un aplicativo robusto y confiable

La política tecnológica de esta empresa colombiana, está orientada a mantenerse a la vanguardia de la tecnología mundial, por lo cual durante los últimos años la empresa ha trabajado muy duro en proyectos de información para controlar los procesos operativos, logísticos, de bodega, aduana, transporte y carga.

Dumar Borda, director de Logística Aplicada y Calidad de la firma Almaviva, explica que la empresa tenía anteriormente una aplicación de software propia, que llevaba mucho tiempo, en funcionamiento y brindaba las facilidades para manejar información básica del área logística y de valor agregado, fundamentalmente destinada a controlar los saldos de mercancía.

“Pero nosotros queríamos algo más robusto que nos permitiera generar ventajas competitivas especialmente en el área de almacenamiento”, comenta Borda.

TLA suministró la solución

Delimitada en forma clara la necesidad y luego de un proceso de búsqueda en el mercado, Almaviva encontró en el software Tecsys WMS ofrecido por TLA esas condiciones y características que buscaba:

Robustez: Fue la plataforma WMS más sólida para su proceso de almacenamiento en sus bodegas, capaz de soportar todo el volumen y manejo de información en dicho proceso.

Confiabilidad: La decisión de compra se basó en razón de la excelente plataforma tecnológica, a pesar de ser el primer cliente para Tecsys WMS que tuvo TLA en Colombia.

Compatibilidad: La solución se acopló a la infraestructura tecnológica existente, basada en Informix.

Crecimiento constante

El director de Logística Aplicada y Calidad de Almaviva, comenta que la decisión de adquirir el software Tecsys WMS como plataforma WMS para sus bodegas, se tomó en el año 2000, basados en la plataforma tecnológica.

En el momento de la compra no había otros operadores en Colombia que hubieran comprado, por lo cual Almaviva se convirtió en el primer cliente de TLA para el aplicativo en Colombia.

“El verdadero valor se ha dado paulatinamente, en especial durante los últimos años, en los cuales hemos tenido una relación mucho más cercana y más fuerte con el proveedor. Hoy estamos trabajando como uno solo, buscando la mejora de la herramienta para poderle sacar el mayor provecho”, expresó Dumar Borda.

Todas las bodegas de Almaviva ya tienen instalado la solución de TLA, aplicación que permite a la compañía manejar mucha información y eso le genera un importante valor agregado, porque ahora puede tomar decisiones completamente documentadas y manejar variables independientes y diferentes a los volúmenes de mercancías depositadas en las bodegas.

Más cerca de sus objetivos

El interés de Almaviva en el caso específico de interrelación con TLA es poder obtener mayor provecho de la aplicación, que debido a su amplitud y complejidad, no ha permitido obtener provecho al total de su potencial.

Pero de igual manera, la compañía desea migrar a una versión que ofrezca mayor control administrativo. Para lo cual, se está evaluando la posibilidad de volcar el sistema a la plataforma Vía – Web, por lo menos en unas plantas específicas.

Áreas de Impacto: Tecsys WMS es el motor de la empresa

Hoy por hoy el sistema Tecsys WMS es el corazón de la empresa Almaviva, debido a que casi toda su operación logística se basa en el almacenamiento. Algunas de las principales áreas impactadas son:

• Sistemas de información del área administrativa: Procesos puntuales como contabilidad, costos.
• Aduanas: Información instantánea de la mercancía físicamente en la bodega.
• Transporte: Completamente integrado con el sistema de información.
• Área financiera: Genera en forma mucho más ágil títulos y bonos de prenda.

“La relación con Tecsys ha sido muy buena y de crecimiento mutuo, empezamos con un software que no conocíamos ninguno de los dos, lo hemos venido desarrollando y ganando valor para ambas partes, me parece que la relación ha fructificado en los últimos años. Esto es un matrimonio donde hemos tratado de salvar y mejorar muchísimo. El producto Tecsys WMS es muy bueno, así como otros que aún no hemos implementado pero que ya conocemos, tales como la solución WMS y la solución de software para transporte (TMS). Vemos que las otras aplicaciones que distribuye y comercializa TLA tienen un valor agregado a muy corto plazo”.

CONCLUSION

ALMAVIVA S.A esta a la vanguardia de la tecnología ya que posee equipos de información y comunicación actualizados.

De igual manera, en cuanto a la tecnología de software se puede decir, que  ALMAVIVA S.A  posee herramientas aptas para un buen desempeño en la red, así como: aplicaciones, manejador de base de datos, antivirus, que son aprovechadas en su totalidad para mejorar la gestión de seguridad de la infraestructura tecnológica.

Las tecnologías de información cabe destacar que proporciona, menores costos de operación y mayor ventaja competitiva, por medio de la óptima implementación en sus servicios.